How to use the Subject Management System of Better Teaching Solutions

How to use the Subject Management System of Better Teaching Solutions

This guide will walk you through all the things you need to know when using the Subject management system of Better Teaching Solutions (BTS)  and its corresponding interfaces. 

This system allows you to assign your classes with pre-made templates and custom subjects. It also provides intuitive tools to manage and update your subjects. By following this guide you’ll be able to organize and refine your subjects quickly and efficiently.

Core features

• Centralized subject management view -  See all subjects in one place for easy management
• Assigning subjects
• Pre-made subjects -  Instantly add ready-to-use subjects to save setup time
• Custom subjects  - Create subjects tailored to your class requirements

Accessing the subject list page

How to access the subject list page:

1. On the left sidebar, click Classroom.
2. In the Classroom menu, click Subjects.
3. You should now see the Subject List Page (your subjects table + action buttons/icons)

From the Dashboard, click the Classroom button located on the left side of the screen. Select Subjects from the menu to view and manage your subjects.

Centralized subject management view 

The subject list page is the bread and butter of managing your curriculum subjects.

Subject management

• Subject deletion - Delete Subjects in bulk 
• Subject editing - Update subject details without affecting existing data

Subjection deletion

Deleting a subject is as simple as clicking a button. Located on the action column of the subjects table the right most side of a specified subject is the delete subject 

Subject editing

Editing a subject is crucial for fixes, and allows for flexibility when creating subjects.

Steps to take when editing a subject:

1. On the Subject List Page, find the subject you want to edit.
2. Go to the Action column (rightmost side of that subject row).
3. Click the Edit button/icon (usually a pencil).
4. Update the fields you need (name/code/etc.).
5. Click Save / Update.
6. Confirm the updated details appear in the table.

Assigning your subjects

Step 1 - Classroom switching

Manage subjects across classrooms without repeating setup.

Before you begin assigning or managing subjects, please ensure that you have already created a classroom. If you have not yet set up a classroom, please refer to our [ Link to Classroom Management & Creation Tutorial ] for step-by-step instructions on how to get started.

1. On the Subject List Page, find the 🎓 Graduation Cap icon (right side).
2. Click the 🎓 icon to open classroom switching
3. Select the classroom you want to manage.
4. Confirm you’re in the right classroom by checking the displayed classroom name (or the updated subject list).

From the Subject List Panel, click the graduation cap icon on the right side of the screen.

Step 2 - Assigning your subjects

You can add subjects using two distinct methods: Pre-made subjects or Custom subjects. While each follows a unique process for populating your classrooms, both options are conveniently located on the right side of the screen. The Single Addition method is ideal for detailed, individual entries, whereas Quick Setup is designed for rapid, high-volume configuration.

A. Pre-made subjects

The Bulk Setup function allows you to efficiently add subjects using pre-made templates based on the standard DEPED curriculum. You can choose between two streamlined methods for populating your classroom: 

• Add All Subjects - which imports the entire curriculum at once
• Select Specific Subjects - which allows you to hand-pick only the individual courses you need.

Adding through “Add all Subject

1. On the Subject List Page, look at the right side of the screen.
2. Click the ✨ Sparkles / Quick Setup / Bulk Setup button
3. On the setup screen, click Add All Subjects.
4. Click Next.
5. Click All Standard Subjects (this selects the DepEd standard set).
6. (Optional) Tick Teach MAPEH as separate subjects if you want MAPEH split.
7. Click Add [No.] Subjects (at the button right).

Click the “Add All Subjects” button and click next.

To set the standard curriculum, Click the All Standard Subjects button. If you prefer more control, you can enable the Teach MAPEH as a separate subjects checkbox. Activating this option automatically breaks the MAPEH block into four distinct subjects: Music, Arts, Physical Education (PE), and Health, allowing for individual management of each component.

After checking, Click the “Add No. Subjects” button on the bottom right.

Adding through “Select Specific Subjects”

1. On the Subject List Page look at the right side of the screen
2. Click the ✨ Sparkles / Quick Setup / Bulk Setup button.
3. In this screen, click Select Specific Subjects.
4. Click Next.
5. Click a subject once to highlight/select it.
6. Repeat Step 3 to select more subjects (multiple selections).
7. (Optional) Tick Teach MAPEH as separate subjects if you want MAPEH split.
8. Click Add [No.] Subjects (bottom right).

Click the “Select Specific Subjects” button and click next.

When using the Select Specific Subjects setup, you can manually choose individual subjects from a comprehensive list. 

Clicking on a subject will highlight it, enabling you to select multiple entries simultaneously to fit your specific needs. You can also enable the Teach MAPEH as a separate subjects checkbox. Activating this option automatically divides the MAPEH block into four distinct subjects: Music, Arts, Physical Education (PE), and Health; this allows the component to be managed individually.

After checking, Click the “Add No. Subjects” button on the bottom right.

 B. Custom subjects

The custom subject function allows you to manually input a subject's name and

corresponding subject code. 

Steps in adding custom subjects: 

1. On the Subject List Page, look at the right side of the screen.
2. Click the ➕ Plus (+) button
3. Fill out all the required forms
4. Click Create Subject (bottom of the form).
5. Confirm your new subject appears in the table.

From the Subject List Panel, click the (+) icon on the right side of the screen. 

Fill out all the required fields and after checking, click the create subject button at the bottom.